Nem só de fotos e ilustrações bonitinhas vive o Magel Studio. Devo grande parte das coisas que consigo fazer à uma coisa que se chama “organização”. Por isso hoje falo exclusivamente dela e ainda dou algumas dicas aí para os que querem “entrar na linha” . Boa leitura!

Este post é destinado aos arquitetos de informação, biblioteconomistas, designers, amantes da organização e para todos que de alguma forma administram dados e informações do dia a dia nos meios digitais. Se você não é arquiteto, nem designer, nem amante de organização mas que tem um perfil em redes sociais, câmera digital, celular e computador, você também administra informações, então este post também é para você.

A organização é parte importante do nosso trabalho, uma função que não se ensina na escola, tampouco aparece no portfólio, mas além de nos ajudar a tornar o dia a dia mais prático, nos dá mais agilidade para achar algo na hora que precisamos, com isso ganhamos mais tempo fazendo o que realmente importa.

Uns acham que organizar é perder tempo. Eu acredito que é exatamente o contrário. Costumo dizer que para cada hora “perdida” em organização, ganha-se 3, 4 ou 5 lá na frente. Ficamos menos estressados quando as coisas estão organizadas. Encontramos o que precisamos, pagamos as contas nas datas certas evitando alguns transtornos como pagamento de juros ou fila em banco por exemplo. Também não nos deixa esquecer coisas importantes, evitando outros contratempos chatos.

A necessidade de se organizar nunca esteve tão presente. Fotos, vídeos, músicas, links, números de documentos, usuários, senhas e milhares de outros assuntos são armazenados em nossa mente, computador, celular e internet, e para isso precisamos de um mínimo de organização para aprender a conviver com essa enxurrada de informação que consumimos todos os dias.

No Flickr por exemplo você tem 3 recursos para conseguir organizar suas fotos, que são as coleções, os sets e as tags. Sem uma organização bem definida nada se acha quando você (ou o mecanismo de busca) precisa encontrar algo. No YouTube existem as tags e as listas de reprodução, que também o ajudam a categorizar o conteúdo e a busca, sem dizer que a forma como você nomeia o título da sua foto ou vídeo também determina o quão fácil será para você achar depois.

Na arquitetura de informação nós chamamos a forma de rotular, categorizar e agrupar coisas de Taxonomia, palavra que vem da ciência que estabelece critérios para a classificação de seres vivos, plantas e animais. Grande parte dos sites e ferramentas online e offline feitos para organizar arquivos de músicas, fotos, etc, possuem recursos de busca ou filtros para poder encontrar informações interessantes ou favoritos que você armazenou. Estes dados armazenados só serão encontrados com sucesso se tiverem nomeados e tagueados de maneira organizada.

E levando em conta que a cada dia mais informações são adquiridas, o quanto antes você as organizar, melhor.

Eu não sou o guru da organização, nem consigo segui-las sempre, mas listei 10 dicas que podem ser úteis para todos.

1. Começe já!

Organizar alguma coisa, principalmente o que já está muito bagunçado dá preguiça, seja o seu guarda-roupas ou a sua coleção de CDs, mas se você não começar por algum lugar, a zona só tende a crescer (e você a perder mais tempo cada vez que mexer nela).
Começar já é a metade de toda ação. Comece, mesmo que seja aos poucos.

2. Descarte

Organizar também é se deparar com arquivos duplicados ou que não vão lhe servir para nada, que estão ali só ocupando espaço. Antes de tudo tente excluir tudo o que você tem certeza que não vai mais usar, ver ou ouvir.

3. Planeje sua organização

Antes que comece a arrumação, tente planejar o que vai fazer. Se for as suas músicas do iTunes ou suas fotos no computador crie antes uma lista de categorias e(ou) pastas onde todas as informações possam ser distribuídas. Pode ser trabalhoso mudar e dividir as pastas depois, por isso recomendo que haja um planejamento prévio.

4. Escolha a ferramenta

A escolha da ferramenta que melhor atende às suas necessidades também é importante. Dê uma pesquisada em softwares que fazem o que vc precisa, pergunte para os amigos e enfim, baixe o seu assistente de organização.

5. Não deixe para depois

“Depois eu arrumo” é sinônimo de “deixa como está”. Não deixe para depois o que você pode fazer agora. Espante a preguiça! A não ser que você precisa sair para ver os amigos, andar de bicicleta, ir a praia… não dá para competir com o mundo real, mas a organização moderada vai inclusive te dar mais qualidade lá na sua vida boa.

É melhor dedicar 20 minutos do seu dia organizando suas coisas do que fazer isso uma vez por ano e acabar com o sol das suas férias.

6. Ganhe tempo

Organizar é ganhar tempo, não perder. Você não precisa fazer da organização uma neurose. Como disse, se conseguir fazê-la um pouquinho por dia nem vai sentir e quando achar em segundos um e-mail importante que enviou no ano passado, vai saber o que eu estou dizendo.

7. Evite o stress

Atire a primeira pedra quem nunca quis “parar tudo” num momento de caos com as coisas da vida pessoal e profissional confusas. Todo mundo precisa de uma pausa para rever papeis, roupas, gavetas, agendas e os 20 sites que tem cadastrado. Parece que depois dessa arrumação tudo fica mais “leve”, até a sua respiração melhora. A organização nos ajuda a ter mais controle sobre o que estamos fazendo e o excesso de bagunça pode trazer pequenos ou grandes problemas, daí o stress.

8. Faça uma limpeza

Depois da arrumação tudo fica mais claro e a sensação é de limpeza. Não é a toa que no fim de ano todo mundo quer fazer uma limpeza nas coisas pessoais antes de chegar o ano novo. Legal mesmo é se ninguém tivesse que parar para fazer tudo só no fim do ano. Se quer mais tempo pra você no fim do ano, volto a dizer, comece já fazendo um pouco por dia.

9. Faça backups

Fale a verdade, quem você conhece que faz backups de fotos, agenda do celular, músicas e etc? Sempre recebemos e-mails com amigos dizendo “perdi o meu celular e toda a minha agenda. Por favor me passem novamente seus telefones…”. Ouvimos também outras coisas típicas de quem não costuma fazer backup. É a coisa mais normal do mundo.

Você vai ter uma baita dor de cabeça se um dia perder, danificar seu equipamento ou se o site que você tem todas as suas fotos desaparecer na net. Fazer backup faz parte da organização e vai evitar de você ter um ataque quando isso acontecer, o que na verdade é quase certo um dia, pois assim como quem tem carro está sujeito a arranhões e furtos, quem trabalha com informações de qualquer gênero também está sujeito a perdê-las.

10. Seja organizado no trabalho

Se você é uma pessoa que não está nem aí para a organização na vida pessoal e acha que é uma balela isso tudo o que falei, tente ser organizado pelo menos no seu trabalho. Não dá para levar a sério um profissional se atrapalhando sempre por pura falta de organização. Se não é funcionário e é dono de empresa, ainda pior.

A desorganização é improdutiva, acarreta em perda de tempo, stress e prejuíso para as empresas, por isso não é legal ser desorganizado no trabalho. Se seu chefe (ou seu cliente) for desorganizado e você não, há uma luz no fim do túnel, você ainda pode ajudá-lo a deixar as coisas sob controle. Se os dois forem desorganizados, quem vai sentir na pele se algo sumir por exemplo é você.

A organização e a disciplina andam juntas. Com elas você consegue ter mais liberdade e poder de escolha. A música Há tempos do Legião Urbana já dizia “disciplina é liberdade…”